Gestionar las oportunidades comerciales identificadas por COLVAPOR mediante el análisis de los requerimientos del cliente, la evaluación técnica y comercial de las necesidades planteadas y la elaboración de propuestas que permitan competir de manera rentable, satisfacer los requerimientos del cliente y contribuir al sostenimiento de la compañía.
Oportunidad
↓
Análisis
↓
Cotización
El proceso inicia cuando COLVAPOR identifica una oportunidad comercial susceptible de ser cotizada.
Las oportunidades pueden originarse a través de diferentes fuentes:
Las oportunidades son recibidas principalmente mediante:
La documentación asociada a la oportunidad suele incluir:
La mayor parte de la documentación es recibida en formato PDF, aunque también pueden recibirse archivos en formatos Excel, Word u otros formatos técnicos asociados al proceso de contratación.
Asistente Comercial
Una vez recibida la oportunidad comercial, el Asistente Comercial realiza el registro inicial de la oferta dentro del sistema CRM.
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Cliente | Cliente que solicita la cotización |
| Contacto | Persona de contacto del cliente |
| Fecha de Solicitud | Fecha de recepción de la oportunidad |
| Fecha de Vencimiento | Fecha límite de entrega de la oferta |
| Asunto | Descripción general de la oportunidad |
| Responsable | Ingeniero de Aplicaciones o Gerente de Cuenta asignado |
| Ítems | Productos o materiales solicitados por el cliente |
El sistema CRM genera un número consecutivo único de cotización que identificará la oportunidad durante todo el proceso.
Cotización No. 37048
Asistente Comercial
Una vez creada la oportunidad en el CRM, se crea una carpeta electrónica para almacenar toda la documentación asociada a la cotización.
La carpeta se identifica mediante:
CLIENTE + CONSECUTIVO COTIZACIÓN
AGUAS - 37048
1.COLV-COMERCIAL
└── 3.OFERTAS
└── AÑO XXXX
└── X.MES
└── OFERTAS
└── CLIENTE - CONSECUTIVO
1.COLV-COMERCIAL
└── 3.OFERTAS
└── AÑO 2026
└── 1.ENERO
└── OFERTAS
└── AGUAS - 37048
Asistente Comercial
Ingeniero de Aplicaciones
Gerente de Cuenta
Durante el proceso de elaboración de la oferta se almacenan en la carpeta de la cotización los documentos generados y recibidos.
| Documento | Ejemplo |
|---|---|
| Oferta Comercial | OFERTA COMERCIAL COLVAPOR 37048.pdf |
| Oferta Técnica | OFERTA TÉCNICA COLVAPOR 37048.xls |
| Cuadro de Liquidación | CUADRO DE LIQUIDACIÓN 37048.xls |
| Correos a Proveedores | Copias de solicitudes de cotización |
| Respuestas de Proveedores | Ofertas y documentos recibidos |
| RFQ Cliente | Documentación original recibida |
| Planos y Especificaciones | Documentación técnica |
Actualmente no existe una estructura documental formalmente definida dentro de la carpeta de la oferta. La organización de los archivos depende principalmente de las prácticas de los usuarios involucrados en el proceso.
Generalmente se crea una carpeta denominada "COTIZACIONES" donde se almacenan los documentos asociados a la elaboración de la oferta.
001
La estructura documental interna de la oferta no está estandarizada.
P002
Dependencia de creación manual de carpetas.
P003
Dependencia de nombres de archivo definidos manualmente.