🟡 En Proceso
Cuando COLVAPOR identifica una oportunidad comercial a cotizar.
Cuando se da por finalizado (cerrado) el proceso de oferta.
Las oportunidades se identifican a partir de:
Las oportunidades son recibidas o identificadas principalmente mediante:
Gerentes de cuenta realiza un análisis general de la oferta y se via Email dan las instrucciones para gestionar la orden. Asigancion (comercial es segun la asignacin de clientes), cada gerente de cuenta responsable, a su criterio, dfines que ingeniera va a trabajar la oferta (a menos que sea un proceso muy grande la oferta)
se informa via email tambien a asistentes
asistente-comercial es el responsable del registro de la oportunidad
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Asunto | Texto corto para refereciar la oferta |
| Fecha de Solicitud | Fecha de recepción de la oportunidad |
| Clientes | Cliente que solicita la cotización |
| Fecha de Vencimiento | Fecha límite de entrega de la oferta |
| Contactos | Persona de contacto del cliente |
| Responsable | Ingeniero de Aplicaciones y/o Gerente de Cuenta Asignado |
| Sitio(s) | Sitio(s) de entrega |
| Observaciones | Información adicional relevante |
| Moneda | COP, USD, EUR (puede manejarse general o por item) |
Nota: Esta parte del proceso se puede dar antes del registro inicial en el CRM o posterior a la creación del repositorio.
Se diligencia el cuadro de items ejemplo_importar_items (se usa para importar los items al CRM)
asistente-comercial es el responsable de gestionar el repositorio documental de la oferta
VER CARPETA OFERTAS > repositorio_onedrive
Nota: La mayoria de cuadros se suben en blanco para ser diligenciados posteriormente. Para el caso de Caudros de Oferta Comercial, se suben los 3 modelos de cuadros (ya sea que se vayan a diligenciar o no)
Cuadro de Liquidacion (Excel) cuadro_liquidacion
Cuadro Importar Items ejemplo_importar_items
Cuadro de Oferta Comercial oferta_comercial
Cuadro de Oferta Técnica oferta_tecnica
Formatos de Oferta de los Clientes COMERCIAL Y TÉCNICO formatos_oferta_clientes
Documentos enviados por el cliente en la solicitud de oferta. documentos_oferta_cliente
La tabla de Ítems se importa usando ejemplo_importar_items. El registro maneja los siguientes campos
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Item | ID Consecutivo segun Orden |
| Qty | Cantidad |
| Und | EA, MT, FT |
| Product Description | Descricpion dada por el Proveedor (se ingresa en otro momento) |
|
| Description | Descripcion dada por el Cliente |
| Delivery | Tiempo de Entrega Item |
| Unit Prices | Precio Unitario a Cotizar |
Por email asistente-comercial notifica gerente-de-cuenta y ingeniero_aplicaciones(/estructura-empresa/recursos-humanos/responsbilidad-competencias/gerente-de-cuenta)a que la oferta ha sido creada para su gestión
VER > analisis-estructuracion-oferta
Nota: Las aprobaciones y liberaciones se dan a través del chat de Teams microsoft365
gerente-de-cuenta entrega el cuadro_liquidacion diligenciado
gerente-de-cuenta da la aprobación comercial e informa al ingeniero_aplicaciones asigando
ingeniero_aplicaciones asigando entrega la oferta_tecnica diligenciada
ingeniero_aplicaciones informa la liberación (autorización técnica) de la oferta al asistente-comercial
asistente-comercial proceden a diigenciar el documento oferta_comercial a partir de los documentos elaborados previamente
asistente-comercial procceden a diligenciar los formatos_oferta_clientes cuando sea necesario
asistente-comercial proceden a actualizar la información de la oferta en el crm-decondux. Los campos que generalmente se registran y/o actualizan son:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Validez | Tiempo de validez oferta |
| Forma de Pago | Crédito 30, Crédito 60, Anticipado, Contado, 50/50 |
| Tiempo de Entrega | Puede ser general o especifico a cada item |
| Tipo de Empaque | Domestico, Exportación |
| Oportunidades | ??? |
Para los Ítems
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Unit Prices | Precio Unitario a Cotizar |
| Total Prices | Suma automática de Precio Unitario * Cantidad |
| Delivery | Tiempo de Entrega Item |
| Término | Término de Entrega Item INCOTERM |
| Embarque | Aéreo, Maritimo, Courier, Terrestre Nal |
| Moneda | COP, USD, EUR (puede manejarse general o por item) |
| IVA | SI, NO (Checkbox) |
| Observacion Final | por evaluar con Gerentes ??? |
Gerentes a veces hacen todo el proceso sobre el CRM, pero no es común. El campo de seguimiento si lo manejan los Gerentes de cuenta la igual que el campo de observacion final
- [ingeniero_aplicaciones](/estructura-empresa/recursos-humanos/responsbilidad-competencias/ingeniero_aplicaciones) asigando Solicita, revisa y organiza Documentos Técnicos requeridos para la oferta (Ejmeplo: Notas Técnicas, Manuales, Planos Técnicos, entre otros). ??? donde se almacenan
asistente-comercial se encarga de:
gerente-de-cuenta es responsable de las siguientes acciones:
Llamadas, Email, Whatsapp, plataformas cliente (algunas permiten enviar mensajes y validar estados| Campo | Descripción |
|---|---|
| Estado | Adjudicada Colvapor, Adjudicada Fabricante,Adjudicada Otro Proveedor,Adjudicada Parcialmente Colvapor,Anulación Del Proceso,Desierta,Evaluación Comercial,Evaluación Técnica,Pendiente Orden de Compra,Por Formalizar,Presupuesto |
20260721_revisión_proceso_01_asistentes.docx
20260727_revisión_proceso_01_ingenier@s.docx
20260730_revisión_proceso_j01_gerentes.docx
***Revision posterior a enviada la oferta en el caso de ecopetrol que pide validacion de oferta antes de formalizar la compra.
Oportunidad
↓
Análisis Comercial <> Análisis Técnico
↓
Decisión de Participación
↓
Elaboración de Oferta Comercial - Elaboracion de Oferta Técnica
↓
Envio de Cotización/Oferta
↓
Seguimiento y Cierre Oferta