RESPONSABLE: gerente-de-cuenta, gerente-de-cuenta-junior
Se hace un análisis de los items para identficiar cuales se van a cotizar y cuales no.
Analizar el alcance general de la oportunidad
Evaluar la relevancia comercial de la solicitud
Identificar requerimientos legales y contractuales
Identificar riesgos operativos, legales y contractuales
Actualizar estados de la oferta en el crm-decondux. Los campos que se pueden ir actualizando o registrando una vez definida la oferta son:
| Campo | Descripción |
|---------|---------|
| Prioridad | Alta, Media, Baja |
???Clasificación inicial de la oportunidad desde el punto de vista comercial.
???ingeniero_aplicaciones realiza las siguientes acciones que van quedando registradas en el cuadro_liquidacion:
Analiza las especificaciones técnicas generales de cada Item. Si hay items que se identifican para no ser parte de la oferta se marcan como "NO COTIZADO". Esto se registra en la columna de proveedor o en la columna de descripción.
Crea una columna de categoria donde asigna un término generico, parecido al usado en el cuadro-inventarios (Ej. VALVULAS, TUBERÍAS, etc.) para poder agrupar los productos y relacionar proveedores de manera mas fácil. ***No es algo se me haga siempre, particulamente por parte de gerente de cuenta. Lo que se hace es usar los filtro propios de excel.
Se revisan los items por categorías, verificando las descripciones dadas por el cliente e identificando si el producto es Commodity o no. Si el producto es commodity es posible que se tenga en inventario o se consiga localmente. Si el producto no es commodity o las cantidades son signficativas (como se identifica un producto commodity o criterio de cantidades?) entonces se define para importación. En la columna Proveedores se registra: si el item posiblmente este en stock o los nombres de los proveedores (locales o internacionales) que sean más afines al producto identificado. Los criterios a tener en cuenta para incluir un proveedor a la lista son principalmente cantidad de items solicitado, si el producto es para fabricación, el país de origen, los tiempos de la oferta. tambien puede ser stock + proveedores
Se socilaiza el cuadro a gerente-de-cuenta teams) y gerencia para su revisión y comentarios. Esto se hace vía Email o Teams microsoft365. Solo se socialian ofertas representativas (Cual es el criterio para definir una oferta como significativa?) **por parte comercial el cuadro no se comparte, pero eventualmente se hacen preguntas puntales a gerencia sobre proveedores escogidos. Solo karen comparte ese cuadro en realidad. Catalina a veces lo hace por correo o teams, Emilia normalmente no envia los sugeridos por email pero si lo hace siempre por teams
Nuevos proveedores son buscados y elegidos por comercial
cuadro_liquidacion con asignacion de posibles proveedores por item para su análisis y definición.
ingeniero_aplicaciones hacen revisión de cuadro-inventarios para validar disponibilidad de items marcados como posiblemente en inventario. Si los items estan disponibles se adiciona las siguientes columnas para registrar la información adicional a los items: Costo (el del inventario), Descricpion Colvapor, Marca, Nivel de Precio Venta.
Nota: El Nivel de Precio Venta es el factor de margen a aplicar al costo del producto. Normalmente cada cliente tiene un Nivel asignado pero puede cambiar y definirse por mensjaes internos de Email o Teams. **no hay tabla, solo nivel minimo 4 (clientes y es el nivel por defecto) y máximo 6 (ferreterias) El nivel final lo define comercial o a veces grerencia. El b2b lo revisan mas que todo para descripciones extendidas que generalmente no estan en el excel. a veces se revisan ambos (Ghena)
Se revisan comentarios por parte de gerente-de-cuenta asigando y gerencia sobre los proveedores identificados para tenerlo presente.
En el cuadro_liquidacion se agrupan productos y proveedores, se arman los bloques y s eextraen para poder enviar la solicitud de cotización a cada uno de los poveedores. La solicitud se cotización a proveedores de hacer por Email con copia a ingeniero_aplicaciones (todo el equipo), gerente-de-cuenta asigando y gerencia
En los Email enviados a proveedores se incluye generalmente la siguiente estrctura de información: Fecha maxima de Cotizacion, Lista de materiales (cantidades y descripciones del cliente), Restricciones de marca/origen (para empresas stockistas (empresas que manejan inventario de diferentes marcas)), Si se espera que el material lo tengan disponible en stock o si es para fabricación (esto aplica normalmente para empresas como Neway en China que pueden tener stock o fabricar).
Nota: Las solicitudes de cotizacion a proveedores son Email de texto cuando son pocos productos, pero para listas mas grandes se envía un archivo Excel con la lista de items que se extrae del cuadro_liquidacion
Los proveedores dan respuesta a las solicitudes. Cada provedor maneja su formato de cotización y puede venir en texto plano, excel o pdf.
Todo Email recibido por parte del proveedor par se almacena en la carpeta de la oferta en repositorio_onedrive. La estructura para el nombre del archivo es: NOMBRE CORTO PROVEEDOR + NUMERO RFQ. Datasheets y otros documentos relacionados con la oferta también se suben a ésta carpeta.
Se hace la validación de la cotización del proveedor. Si hay dudas se piden aclaraciones o correcciones.
Se registra la información recibidad de los proveedores en el cuadro_liquidacion. Se crean 3 columnas por cada proveedor donde se registra: Costo (Precio Cotizado por el Proveedor), Tiempo de Entrega y Descripción del Proveedor, a veces se tiene la columna Marca cuando a veces es multimarca)
Nota: Los valores de costos o precios se registran en COP o USD y depende de los requerimientos del cliente en su solicitud de oferta. Para la conversión de moneda se utiliza la TRM del mes informada por logística. Sin embargo se esta tomando tambien la TRM actual con un valor adicional de protección.
factor dolar-importacion es un valor definido por comercial para obtener el costo local y sobre ese costo se aplica el nivel de margen.
Se analiza comparativamente las ofertas de los proeveedores segun la información registrada en las columnas del cuadro_liquidacion.
El provedor con mejores condiciones es seleccionado. Se crean columnas nuevas para registrar a información del proveedor seleccionado: precio (con factor), tiempo de entrega, descripción del proveedor, desviaciones/observaciones. (en caso que las descripciones requieran de información adicional o aclaraciones técnicas).
Se socializa el cuadro_liquidacion a gerente-de-cuenta y gerencia para revisión y comentarios. De existir comentarios se hacen las correcciones pertinentes.
Se recibe aprobación por parte de gerente-de-cuenta y/o gerencia y/o ingenieras si proveiene de comercial. La aprobación generalmetne se da vía Email o por Teams
**En la carpeta el cuadro de liquidacion final queda con la palabara definitivo una vez aprobado
analisis-estructuracion-ofertaCuadro de Liquidacion diligenciado, socializado y aprobado
Una vez aprobado el cuadro_liquidacion se procede a diligenciar la oferta_tecnica. Aquí se se registra para cada item: Cantidad, Descrpcion Cliente, marca, tiempo de entrega, descripción del proveedor, desviaciones/observaciones.
Se comparte analisis-estructuracion-oferta y oferta_tecnica a asistente-comercial para que puedan usarla en la presentación de la oferta.